Untuk mengimplementasikan proyek Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) dengan sukses, persyaratan desain sistem harus diberikan sangat penting dan harus memiliki ruang lingkup untuk penyesuaian sesuai kebutuhan pengguna akhir. Sistem harus memiliki berbagai ketentuan bawaan dan dikembangkan dengan menganalisis secara cermat kebutuhan pengguna akhir/pelanggan dan teknis yang terlibat dalam seluruh proses dan hasil akhir yang diharapkan dari modul.
Menerapkan sistem HRIS memerlukan perencanaan yang cermat, pengaturan sistem dan proses yang ada, definisi tujuan/sasaran yang jelas dan pendekatan terpadu. Sistem HRIS sudah banyak bermunculan dengan berbagai fitur seperti absensi karyawan, pendeteksi lokasi, penggajian karyawan, dan fitur untuk membantu kegiatan administrasi. Sistem HRIS yang dirancang dengan baik pada akhirnya dapat mengarah untuk meningkatkan produktivitas karyawan serta organisasi dan sebaliknya mungkin juga benar jika diterapkan secara tidak terencana.
Pelanggan/Pengguna HRIS
Pelanggan atau pengguna dapat menjadi karyawan dan non-karyawan.
Karyawan termasuk manajer dan penganalisis data, pembuat keputusan potensial, juru tulis, penyedia sistem dan pada tingkat tertentu mereka yang mengandalkan sistem untuk membantu diri sendiri. Manajer umumnya adalah manajer reguler, direktur, presiden, wakil presiden, CEO, dll. Menurut Miller (1998), kesamaan yang dimiliki oleh berbagai manajer adalah persyaratan utama mereka untuk memiliki akses ke data yang akurat yang dapat memfasilitasi pengambilan keputusan mereka sehubungan dengan masalah orang. HRIS menyediakan informasi tentang penilaian kinerja, rekrutmen, seleksi, pelatihan, pemeliharaan, penilaian potensial, daftar gaji, kekuatan kelompok, bidang perbaikan dan dengan demikian berkontribusi dalam perumusan tujuan dan sasaran strategis.
Penganalisis Data di sisi lain membantu tidak hanya dalam mengumpulkan data yang relevan tetapi juga menyaring dan memeriksanya untuk para manajer. Verifikasi data membantu para manajer dalam pengambilan keputusan. Ada berbagai model yang tersedia untuk penganalisis data.
Pengambil Keputusan potensial dibantu oleh analis teknis, yang menafsirkan data melalui berbagai program ke dalam bahasa yang mudah sehingga para manajer dapat memiliki akses yang mudah kepada mereka.
Petugas sebagian besar mendedikasikan waktu mereka dalam memberikan dukungan cadangan dan menghabiskan sebagian besar waktu mereka dalam memberikan bantuan. Mereka mempertahankan setiap detail fungsi HRIS untuk membantu HR. Ada juga karyawan tertentu yang mengandalkan swadaya. Misalnya, mereka merencanakan liburan atau skema pensiun mereka sendiri berdasarkan kebijakan perusahaan dalam bentuk komputerisasi.
Para pencari kerja non-karyawan mengandalkan portal pekerjaan untuk mengumpulkan pengetahuan tentang HRIS. Mereka tidak benar-benar berinteraksi secara langsung tetapi pada mitra layanan tertentu.
Seperti yang telah dibahas, bahwa pengguna modul HRIS mungkin berbeda dan juga memiliki persyaratan penggunaan yang berbeda. Beberapa hanya terlibat dalam memberikan informasi dan data, sementara beberapa hanya melihat sekilas informasi dalam bentuk laporan dan beberapa memperhatikan data dan informasi dengan cermat, menganalisis tren dan menggunakannya dalam pengambilan keputusan sehari-hari.
Berdasarkan klasifikasi dalam hal penggunaan data dan informasi, data pada dasarnya dapat diklasifikasikan menjadi 3 kategori:
Informasi tentang karyawan, yang dapat mencakup rincian biografi mereka dan informasi yang setara mengenai pengetahuan, keterampilan dan kemampuan atau kompetensi mereka.
Informasi berbasis organisasi seperti struktur organisasi, deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, berbagai posisi dan pekerjaan, dll.
Jenis informasi ketiga pada dasarnya akan menjadi kombinasi dari 2 kategori di atas. Misalnya: informasi yang memberikan gambaran tentang kinerja karyawan (Performance appraisal) dan informasi tentang Kompensasi karyawan.
Comments